PTK BARU TIDAK BISA DIENTRI DI DAPODIK?

 MEKANISME & PROSEDUR PENAMBAHAN PENDIDIK & TENAGA KEPENDIDIKAN BARU

     Kesan pertama yang muncul dibenak seorang operator pada Dapodik saat ini adalah ketika penambahan PTK baru di sekolah swasta tidak lagi bisa dilakukan oleh operator sekolah. Ada perubahan mendasar pada sistem perekaman penambahan PTK baru pada sekolah swasta. 

    Setiap lahir versi baru,Dapodik melakukan pembaharuan-pembaharuan ataupun penyempurnaan dengan harapan tentu saja untuk mendapatkan data yang benar-benar diharapkan. Hal yang paling menjadikan kendala adalah kurangnya sosialisasi secara mendalam pada operator tingkat satuan pendidikan.

Salah satu kesan operator adalah terjadinya eror atau masalah baru ketika dilakukan pembaharuan, pembaharuan di satu sisi kadangkala menyisakan masalah di tempat lain. 

     Sebenarnya buku panduan manual belumlah cukup bisa menyelesaikan masalah, seperti orang berpepatah, layaknya anak ayam yang dilepas di hutan yang harus mencari makan dan mencari selamat sendiri-sendiri. Mungkin bagi anak ayam yang lincah dan tangguh akan mudah mendapatkan makanan dan mudah menghindari terkaman luwak ataupun garangan, tetapi bagi yang tidak tangguh bisa-bisa malah masuk got atau ditelan ular kobra. Ini sih hanya sekedar pengibaratan saja. 

     Ini yang perlu diperhatikan oleh operator sekolah merujuk pada Surat  Pemberitahuan  Perekaman  Data  Pendidik dan Tenaga Kependidikan  (PTK)  Baru  Pada Sekolah Induk tertanggal 2 Maret 2021 yang didasarkan pada a Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 79 Tahun 2015 tentang Data Pokok Pendidikan dan  Surat Menteri Dalam Negeri Nomor  470/3162/SJ tanggal 15 Mei 2020 tentang  Penerapan  Nomor Induk Kependudukan (NIK)  Pada Data Pokok Pendidikan (Dapodik),  Pusat Data dan Teknologi Informasi  Sekretariat Jenderal menyusun mekanisme perekaman data PTK baru pada  sekolah induk, terdapat perubahan kewenangan instansi-instansi terkait dalam perekaman PTK baru sebagai berikut:

     1.  Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota berwenang:

a. Mengentri data PTK baru yang bertugas pada sekolah negeri untuk jenjang pendidikan dasar meliputi jenjang SD/SMP; 

b. Mengentri data PTK baru yang bertugas pada sekolah negeri/swasta untuk jenjang pendidikan anak usia dini dan  pendidikan masyarakat (TK/KB/SPS/TPA/SKB/PKBM); dan

c. Menyetujui/Menolak pengajuan entrian data PTK baru yang bertugas pada sekolah swasta untuk jenjang pendidikan dasar (SD/SMP).

     2.    Dinas Pendidikan Provinsi berwenang:

a. Mengentri data PTK baru pada sekolah negeri untuk jenjang pendidikan menengah (SMA/SMK); dan

b. Menyetujui/menolak pengajuan entrian data PTK baru yang bertugas pada sekolah swasta untuk jenjang pendidikan menengah (SMA/SMK).

    3. Yayasan Pendidikan berwenang melakukan pengentrian data  PTK baru pada satuan pendidikan yang dinaungi yayasan  untuk jenjang pendidikan dasar (SD/SMP) dan pendidikan menengah (SMA/SMK). Nah di sinilah tugas dan kewajiban operator yayasan pendidikan yang ditunjuk sebagai pelaksana.

Proses  pengentrian data PTK baru pada sekolah induk  dilakukan melalui aplikasi  Tambah PTK pada laman http://vervalptk.data.kemdikbud.go.id/tambahptk/. Khusus untuk pengentrian data PTK baru dengan  status  warga  negara  asing (WNA) dilakukan oleh Pusat Data dan Teknologi Informasi melalui pengajuan pada  surel  ptk.data@kemdikbud.go.id

 

 

 Secara lengkap isi surat pemberitahun dijabarkan sebagai berikut:

1.    KEWENANGAN

a.    Tugas & Tanggung Jawab Pengelola Data

1)    Satuan Pendidikan/Sekolah

a)    Menyiapkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke dinas Pendidikan/yayasan pendidikan;

b)     Menarik data PTK Baru dari Manajemen Dapodik melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik;

c)      Melengkapi data rinci PTK Baru melalui aplikasi Dapodik; dan

d)     Mengirimkan data rinci PTK Baru ke Pusat melalui proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik.

2)    Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi/Yayasan Pendidikan

a)    Melakukan verifikasi data dan validasi dokumen persyaratan Tambah PTK Baru dari sekolah;

b)    Mengentri data PTK baru pada laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data: Identitas, Domisili, Kepegawaian, dan Penugasan; dan

c)    Menyetujui atas pengajuan penambahan PTK Baru dari sekolah-sekolah di bawah binaan Yayasan Pendidikan (Khusus Dinas Pendidikan).

3)    Pusdatin Kemendikbud

a)  Memadankan NIK ke database Arsip PTK Kemdikbud;

b)  Memastikan bahwa PTK Baru yang ditambahkan belum terekam pada database arsip PTK.

c)  Memadankan identitas PTK Baru dengan data Dukcapil berdasarkan NIK;

d)  Menyediakan referensi daftar PTK Baru; dan

e)  Mengalirkan data PTK-PTK Baru ke Manajemen Dapodik.

 

b.    Laman & Hak Akses Tambah Ptk Baru

Laman atau situs Pengelolaan Data PTK Baru diakses melalui vervalptk.data.kemdikbud.go.id/tambahptk/ sedangkan hak akses untuk menambah PTK baru diperoleh dari keanggotaan di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan & Kebudayaan (SDM) Pusdatin, dengan;

1)   penugasan sebagai Operator GTK bagi Dinas Pendidikan; dan

2)    penugasan sebagai Operator Yayasan bagi Yayasan Pendidikan.

        2.    PRERSYARATAN

a.  Dokumen Persyaratan Tambah Ptk Baru

1)  Kartu Keluarga (KK);

2)  Kartu Tanda Penduduk (KTP);

3)  Surat Keterangan Domisili dari kantor kependudukan setempat;

4)  Surat Keputusan (SK) Pengangkatan:

a)  bagi PTK berstatus CPNS/PNS, berupa SK pengangkatan sebagai CPNS/PNS yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

b)  bagi PTK berstatus pegawai tidak tetap dan mengampu di sekolah negeri, berupa SK  pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian terkait;

c)  bagi PTK yang mengampu di sekolah swasta, berupa SK pengangkatan atau Surat Perjanjian Kerja yang ditetapkan oleh Ketua Yayasan Pendidikan;

5)  Surat Keputusan (SK) Penugasan di satuan pendidikan yang ditetapkan oleh Kepala Satuan Pendidikan;

6)  Sertifikat Lisensi Kepala Sekolah (Opsional).

 

     3.  TAHAPAN

Alur Tambah PTK Baru (Sekolah Negeri)

Langkah 1 - 3

1) Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi terkait.

2) Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:

a.   Identitas

b.  Domisili

c.   Kepegawaian

d.  Penugasan

3) Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (ODS Pusdatin).

·  Jika NIK PTK Baru ditemukan/pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem di aplikasi. Operator dinas pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.

·   Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).

Langkah 4 – 8

 1) NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.

· Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator dinas pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan atas PTK yang bersangkutan.

·  Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka pengajuan PTK Baru dapat dilanjutkan dan disimpan ke dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.

2) Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.

3) Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.

4) Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.

5) Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

Alur Tambah Ptk Baru (Sekolah Swasta)

Langkah Ke 1 – 3

1)  Satuan pendidikan menyiapkan dan menyerahkan dokumen persyaratan untuk proses tambah PTK Baru ke Yayasan Pendidikan terkait.

2)  Operator Yayasan Pendidikan merekam data PTK Baru melalui laman Pengelolaan Data PTK Baru, meliputi data:

a.  Identitas

b.  Domisili

c.   Kepegawaian

d.  Penugasan

3)  Nomor Induk Kependudukan (NIK) PTK Baru dipadankan secara otomatis ke database Arsip PTK Kementerian Pendidikan Kebudayaan (ODS Pusdatin).

·      Jika NIK PTK Baru ditemukan/pernah terekam di database Arsip PTK, maka pengajuan tambah PTK baru secara otomatis akan ditolak oleh sistem di aplikasi. Operator yayasan pendidikan dapat menginformasikan kepada satuan pendidikan untuk melakukan proses Tarik PTK di Manajemen Dapodik.

·       Jika NIK PTK Baru tidak ditemukan/belum pernah terekam di database Arsip PTK, selanjutnya NIK dan identitas PTK Baru dipadankan ke database Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri (Dukcapil, Kemdagri).

Langkah Ke 4 – 5

1)  NIK dan identitas PTK Baru selanjutnya dipadankan secara otomatis ke database Dukcapil Kemdagri.

·       Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman tidak sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator yayasan pendidikan harus memastikan ulang kebenaran NIK dan data-data identitas yang direkam, dengan mengacu pada dokumen kependudukan yang sah dari PTK yang bersangkutan.

·       Jika NIK dan identitas PTK Baru hasil perekaman sesuai dengan identitas PTK di database Dukcapil, maka Operator yayasan pendidikan dapat melanjutkan perekaman data sampai ke tahapan Unggah Dokumen.

2) Operator yayasan pendidikan mengunggah dokumen SK Penugasan. Pengajuan PTK Baru harus mendapatkan persetujuan dinas pendidikan terkait.

“Alur perekaman data PTK baru pada sekolah induk bagi PTK yang bertugas di satuan pendidikan swasta jenjang pendidikan dasar dan pendidikan menengah.”

 Langkah Ke 6 – 10

1)  Operator dinas pendidikan melakukan verifikasi data dan validasi dokumen PTK Baru yang diajukan oleh yayasan pendidikan:

·       Jika data dan dokumen PTK Baru tidak sesuai, maka proses tambah PTK Baru tidak bisa dilanjutkan. Operator dinas pendidikan harus memberikan alasan penolakan yang jelas sehingga bisa ditindaklanjuti oleh yayasan pendidikan atau satuan pendidikan.

·       Jika data dan dokumen PTK Baru sesuai, maka pengajuan PTK Baru dapat disetujui dan disimpan ke dalam daftar Data Master PTK Baru dan secara otomatis menjadi Arsip PTK Kemdikbud.

2)  Data PTK-PTK Baru pada Data Master PTK Baru selanjutnya dikirimkan ke server Dapodik pusat (Manajemen Dapodik) secara otomatis dan periodik.

3)  Operator satuan pendidikan melakukan sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk menarik data PTK baru dari server Dapodik pusat.

4)  Operator satuan pendidikan merekam data-data rinci dan penugasan PTK Baru di rombongan belajar dengan lengkap.

5)  Operator satuan pendidikan selanjutnya melakukan proses sinkronisasi pada aplikasi Dapodik satuan pendidikan untuk mengirimkan hasil perekaman data-data rinci dan penugasan PTK Baru ke server Dapodik pusat.

 

4.  FITUR

Daftar PTK, Referensi PTK Baru

Untuk lebih jelasnya dapat disimak di bawah ini

sumber : Surat  Pemberitahuan  Perekaman  Data  Pendidik dan Tenaga Kependidikan  (PTK)  Baru  Pada Sekolah Induk (Pusat Data dan Teknologi Informasi)